Qué es digitalizar un documento
La digitalización de un documento es el proceso por el cual se realizan copias en formato digital de documentación física, haciendo estos documentos más accesibles y fáciles de consultar por diferentes personas incluso a la vez.
De esta forma, al digitalizar un documento, la información se organiza en bytes, siendo más fácil la recuperación y el tratamiento de la información por parte de dispositivos electrónicos como tablets u ordenadores. Por ello, si digitalizamos nuestros documentos podemos clasificarlos, editarlos o fragmentarlos de forma sencilla y sin tener que modificar el archivo original.
¿Cómo se digitaliza un documento?
Cuando vamos a digitalizar un documento podemos hacerlo tanto en formato Word como en PDF. En ambos casos necesitaremos hacer uso de un escáner para crear una copia digital de ese documento y, posteriormente, utilizar o bien Adobe Acrobat o bien Microsoft OneNote para convertirlos en archivos editables.
En el caso de querer digitalizar un documento en PDF, deberemos clicar en el menú archivo y utilizar el desplegable para acceder a la opción crear PDF desde escáner. Una vez realizado este paso indica que el tipo de documento que te gustaría crear esté en formato PDF y Acrobat comenzará a escanear y leer tus documentos. Cuando haya terminado, tan solo tendrás que darle al botón de guardar.
En el caso de utilizar Microsoft Office, te recomendamos iniciar el programa Microsoft OneNote y abrir la ventana insertar imagen para que el programa pueda extraer de la copia escaneada que has hecho anteriormente. Tras este paso abre un nuevo documento Word e importa el texto de un archivo a otro, digitalizando así el documento.
De este modo, utilizando alguno de estos dos programas podrás digitalizar facturas, contratos, seguros, pedidos, diagramas, etc.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos?
Digitalizar nuestros documentos no solo nos permite un acceso fácil a todos nuestros datos, permitiéndonos consultarlos o modificarlos en cualquier lugar y momento, sino que también nos brinda otra serie de ventajas.
Por ello, entre los beneficios de la digitalización de documentos que podemos encontrar destaca el ahorro de espacio, ya que podemos almacenar todos esta información tanto en la nube como en un disco duro, evitando así utilizar decenas de archivadores que ocupan un espacio físico dentro de nuestra zona de trabajo.
Asimismo, otra ventaja que presenta la digitalización de documentos es que nos brinda más seguridad y confidencialidad, ya que este proceso nos permite tener a nuestros documentos a salvo bajo claves de acceso y restricciones impuestas por el usuario, reduciendo tanto el riesgo de sustracción o pérdida como de deterioro del propio documento.
Diferencias entre escanear y digitalizar un documento
Son muchas las personas que no conocen las diferencias que existen entre escanear y digitalizar un documento ya que se tratan conceptos que están estrechamente relacionados entre sí. No obstante, existen una característica fundamental que los diferencia.
En primer lugar, a través del escaneado, obtenemos archivos digitales que no se pueden editar, siendo por ello una copia inalterable de un documento físico que puede consultarse a través de dispositivos electrónicos.
En cambio, un documento digitalizado sí puede ser modificado o alterado, ya que se trata de un archivo digital generado por un escáner que ha sido modificado con algún programa informático para convertirse en un documento editable, y no solo en un conjunto de imágenes estáticas.
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para conocer algunos datos más acerca de la digitalización de documentos y las ventajas que puede proporcionarte. Somos una empresa experta en digitalización de documentos.
